La marca cancela la colaboración antes de publicar: cómo documentar el cierre
Organiza el trabajo realizado, las entregas pendientes, el producto prestado y los cobros cuando una marca cancela. Incluye tabla de cierre, email y ejemplo ficticio.
Si una marca cancela una colaboración antes de publicar el vídeo, reúne lo realizado y pide que confirme qué ocurre con cada entrega, el producto y los pagos. Recibir el aviso de cancelación y tener todos los pendientes resueltos son dos momentos distintos.
Este procedimiento te ayuda a documentar el cierre de producción. Las decisiones económicas deben revisarse según el acuerdo concreto: haber grabado no permite deducir por sí solo una cantidad que cobrar, ni la cancelación determina automáticamente qué hacer con un anticipo.
1. Confirma qué ha comunicado la marca
Guarda el mensaje original, su fecha y quién lo envía. Si dice «paramos la campaña», pregunta si se trata de una cancelación definitiva o de una pausa y qué piezas abarca.
Para organizar el seguimiento, distingue estas situaciones:
- Cancelación comunicada: la marca indica que la campaña deja de seguir adelante. Falta comprobar qué pendientes quedan abiertos.
- Pausa: la campaña queda detenida mientras se decide su continuidad. Propón una fecha de revisión sin dar por confirmada una nueva publicación.
- Propuesta de cierre: has enviado una solución para entregas, producto y pagos; todavía necesita respuesta.
- Cierre confirmado: los puntos están documentados y puedes identificar cuáles se han ejecutado y cuáles siguen pendientes.
Si el problema es un retraso del producto y todavía se están valorando nuevas fechas, utiliza la guía sobre qué hacer cuando el producto de la marca llega tarde. Aquí el objetivo es registrar el cierre tras el aviso de parar la colaboración.
2. Reúne el acuerdo y el trabajo realizado
Prepara una carpeta o documento de producción con el brief aceptado, las entregas previstas, las confirmaciones posteriores y el aviso de cancelación. Conserva las versiones originales para poder reconstruir qué cambió.
Anota por separado:
- Trabajo realizado: pruebas, guion, grabación, edición y revisiones, con fechas y referencias a los archivos.
- Material enviado: versión del borrador, destinatario, fecha y enlace utilizado.
- Entregas pendientes: vídeo largo, Short y cualquier otra pieza, cada una en su propia fila.
- Producto: qué recibiste, si consta como prestado, accesorios y ubicación actual.
- Pagos: importes acordados, documentos emitidos y cobros comprobados, distinguiendo lo confirmado de lo que propones resolver.
Describe hechos concretos. «Vídeo grabado el 4 de noviembre; primer montaje enviado el 5» permite localizar el trabajo. «Campaña casi terminada» deja demasiadas preguntas abiertas.
Revisa también YouTube Studio
Si habías programado la publicación y se ha confirmado que no debe salir, revisa directamente ese vídeo en Studio y comprueba su visibilidad después de guardar. YouTube permite gestionar la fecha y hora de una publicación programada desde sus ajustes de visibilidad. Consulta su guía oficial de programación.
Comprueba también el acceso a los borradores compartidos. Un vídeo oculto puede verlo y compartirlo cualquiera que tenga el enlace; YouTube diferencia ese acceso del de un vídeo privado. Su documentación de privacidad explica ambas opciones. Registra cualquier cambio de acceso para que la marca sepa dónde consultar el material que aún deba revisar.
3. Copia esta tabla de cierre
Utiliza una fila por pieza o pendiente. En «confirmación pendiente», escribe la decisión exacta que necesitas; en «fecha», indica si registras un hecho, una propuesta o una confirmación.
| Elemento | Situación comprobada | Acción propuesta | Responsable | Confirmación pendiente | Fecha |
|---|---|---|---|---|---|
| Vídeo largo | [Fase real y última versión enviada] | [Qué propones hacer con la entrega] | [Persona que actúa] | [Respuesta necesaria sobre esa pieza] | [Hecho / propuesta / confirmación y fecha] |
| Short | [Trabajo realizado y pendiente] | [Qué propones hacer con la entrega] | [Persona que actúa] | [Respuesta específica sobre el Short] | [Tipo de fecha y fecha] |
| Producto y accesorios | [Recibido, ubicación y condición de préstamo documentada] | [Solicitar instrucciones o coordinar recogida] | [Contacto de logística] | [Destino, recogida y gestión del transporte] | [Tipo de fecha y fecha] |
| Material compartido | [Archivo, versión y acceso actual] | [Aclarar acceso y tratamiento de los materiales] | [Contacto de campaña] | [Respuesta sobre cada material] | [Tipo de fecha y fecha] |
| Pagos | [Importe acordado, documentos y cobros comprobados] | [Solicitar conciliación según el acuerdo] | [Contacto de administración] | [Importe y siguiente gestión por confirmar] | [Tipo de fecha y fecha] |
Añade una referencia al correo o documento que respalda cada confirmación. Si la marca responde sobre el vídeo largo pero no menciona el Short, conserva este último como pendiente.
Para el equipo prestado, la guía de productos prestados para reseñas de YouTube te ayuda a comprobar accesorios, envío y recepción. La fecha de recogida propuesta y la entrega efectiva al destinatario deben quedar diferenciadas.
4. Envía un email que permita confirmar cada punto
Adapta esta plantilla a lo que realmente se haya comunicado. Si todavía no sabes si es una pausa, empieza por pedir esa aclaración.
Asunto: [campaña] — confirmación de cancelación y pendientes
Hola, [nombre]:
He recibido vuestro mensaje del [fecha] sobre la cancelación de [campaña]. ¿Podéis confirmar que afecta a [vídeo largo, Short y otras piezas] y que no se trata de una pausa pendiente de nueva fecha?
Hasta ese momento había realizado [trabajo y fechas]. Os había enviado [archivo y versión] el [fecha]. Quedan sin completar [tareas].
Adjunto el resumen por elemento. Propongo [acción sobre cada entrega], pendiente de vuestra confirmación.
El producto [identificación] está [ubicación y situación], junto con [accesorios]. Según lo registrado, es un préstamo. Necesito confirmar [instrucciones de devolución, recogida y gestión del transporte].
En cuanto a pagos, tengo registrado [importe acordado, documentos emitidos y cobros comprobados]. ¿Podéis revisar estos datos con administración y confirmar qué queda por gestionar conforme al acuerdo?
También necesitamos aclarar [acceso o tratamiento de los materiales ya enviados].
Propongo revisar los puntos abiertos el [fecha]. Por favor, indicad qué filas confirmáis y qué información falta. Mantendré las propuestas como pendientes hasta recibir vuestra respuesta.
Gracias, [nombre]
La fecha de seguimiento es una propuesta de organización. Si no hay respuesta, registra el intento y vuelve a señalar qué decisiones faltan.
5. Ejemplo ficticio: vídeo grabado y producto prestado
En este ejemplo inventado, Aurora comunica el 6 de noviembre que cancela una campaña. El creador ya ha grabado el vídeo largo y enviado un primer montaje; el Short solo tiene un esquema. La cámara utilizada pertenece a un préstamo y sigue con el creador, junto con batería, cargador y estuche.
El creador guarda el aviso y envía la tabla con cuatro puntos abiertos:
- Confirmar que la cancelación incluye tanto el vídeo largo como el Short.
- Aclarar qué ocurre con el montaje ya compartido y su acceso.
- Coordinar la devolución de la cámara y sus accesorios.
- Conciliar con administración lo acordado, lo documentado y lo cobrado.
El 7 de noviembre, Aurora confirma que ambas piezas quedan fuera de la campaña y facilita instrucciones para recoger el equipo el día 9. Administración todavía no ha respondido sobre pagos. El creador registra esas confirmaciones sin marcar el cierre completo.
El día 9 guarda el justificante de recogida. Cuando llega la confirmación de recepción, actualiza el apartado del producto. El apartado económico permanece abierto hasta documentar su resolución con administración.
La tabla permite ver qué está resuelto sin convertir una recogida en una recepción confirmada ni una propuesta económica en un acuerdo. Las fechas ilustran el ejemplo; no son plazos recomendados.
6. Mantén VidCRM coherente con lo confirmado
VidCRM permite registrar productos prestados y su fecha de devolución, asociar vídeos largos y Shorts a productos y gestionar datos de pago por vídeo. Utiliza esos campos para reflejar los hechos comprobados.
Al revisar la colaboración:
- Comprueba el producto y la fecha de devolución que corresponda a lo confirmado. Conserva los justificantes de transporte en tu documentación de apoyo.
- Revisa el vídeo largo y el Short por separado. Mantén su fase real de producción: una cancelación no convierte un vídeo grabado en publicado.
- Comprueba el estado de pago de cada vídeo y las fechas registradas antes de actualizarlos. Una propuesta pendiente de respuesta no es un cobro.
- Conserva la tabla de cierre y los correos fuera de la aplicación para documentar la cancelación y las decisiones que no tengan un campo específico.
Los estados de producción y pago disponibles no sustituyen esa tabla ni ofrecen un estado específico de cancelación. Revisa por separado cualquier programación que exista en YouTube Studio.
La guía de condiciones de pago en patrocinios de YouTube puede servirte para localizar los hitos que habíais pactado. Este cierre debe recoger el acuerdo concreto, sin aplicar porcentajes o penalizaciones por defecto.
Tu siguiente paso
Copia la tabla y completa una fila por entrega, otra para el producto y otra para pagos. Envía a la marca los puntos que necesitan confirmación y fija una fecha de seguimiento. Después, actualiza en VidCRM los datos confirmados y conserva visibles en tu documento los asuntos que siguen abiertos.
Por VidCRM.
Herramientas gratuitas
- Calculadora de ingresos de YouTube — estima lo que gana un vídeo con anuncios.
- Calculadora de tarifas de patrocinio — calcula cuánto cobrar a una marca.
- Ver todas las herramientas