El producto de la marca llega dañado para una reseña: cómo gestionar la incidencia
Documenta daños o accesorios ausentes, comunica el bloqueo y acuerda la sustitución sin confundir propuestas con compromisos. Incluye una tabla de incidencia y un email para la marca.
Si el producto de una marca llega dañado para una reseña, registra lo que observas y comunica qué pruebas quedan bloqueadas. Antes de prometer otra fecha de publicación, necesitas saber qué solución propone la marca y comprobar el material que finalmente vas a utilizar.
Este procedimiento te ayuda a documentar la recepción, pedir instrucciones y conservar la relación entre la unidad original y su sustitución. Las tablas y mensajes son herramientas de organización; las decisiones sobre recogida, sustitución y entregables requieren confirmación.
1. Registra la recepción antes de empezar las pruebas
Compara el contenido recibido con la lista acordada y guarda un registro privado con estos datos:
- Referencia propia: por ejemplo, INC-014, vinculada al producto y a la colaboración.
- Producto y unidad: marca, modelo e identificador disponible. Conserva el número de serie en la documentación privada cuando sea necesario para distinguir unidades.
- Recepción: fecha y hora de la comprobación.
- Embalaje: estado exterior y protección interior, descritos sin atribuir causas.
- Contenido: accesorios esperados, recibidos y ausentes.
- Observaciones: ubicación y aspecto del daño, o comportamiento observado si ya habías comenzado una prueba.
- Evidencias: referencias a fotografías y al correo enviado, guardadas en una carpeta privada.
- Trabajo bloqueado: pruebas, planos o demostraciones que todavía no puedes realizar.
Escribe «la esquina de la caja presenta una rotura y la carcasa tiene una grieta visible». Esa descripción no demuestra quién causó el daño. Del mismo modo, «no encuentro la batería incluida en la lista acordada» no permite concluir dónde se perdió.
Como referencia concreta, UPS solicita para documentar daños fotografías del artículo y su embalaje, de la etiqueta y del exterior del paquete. Son requisitos de su procedimiento: comprueba cuáles corresponden al transportista de tu envío. UPS también indica que se conserven el contenido y el embalaje cuando el paquete está dañado.
Guarda las imágenes originales de forma privada. En la tabla compartida utiliza referencias de archivo y evita copiar direcciones, teléfonos o etiquetas completas si no hacen falta para resolver la incidencia.
Si hay un riesgo aparente, detén las pruebas
No intentes obtener una toma adicional ni improvisar una reparación. Consulta las instrucciones oficiales del fabricante para ese modelo y pide indicaciones al soporte correspondiente. Como ejemplo específico, la guía de Sony para la DSC-H100 indica que no se utilicen baterías deformadas o dañadas. Esa indicación pertenece a ese equipo; busca la documentación que corresponda al tuyo.
2. Abre una tabla de incidencia
Copia esta plantilla en tu documento de producción. Crea una fila por problema cuando las decisiones o responsables sean distintos.
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Referencia y unidad | INC-014; unidad original U-01 |
| Observación | Qué ves o qué falta, con fecha de comprobación |
| Evidencia privada | Referencias a fotos, lista de contenido y correo |
| Prueba pendiente | Qué no has podido comprobar y por qué |
| Propuesta | Accesorio, sustitución o devolución que solicitas valorar |
| Responsable de la siguiente acción | Quién debe responder o realizar la gestión |
| Respuesta confirmada | Decisión exacta, fecha y referencia del mensaje; «pendiente» si aún no existe |
| Próxima revisión | Cuándo volverás a comprobar el estado o contactar |
| Cierre | Qué se ha resuelto y qué evidencia lo acredita |
Mantén separadas la observación, tu propuesta y la respuesta. «Solicitada una unidad de sustitución» y «sustitución confirmada por la marca» describen momentos distintos. La fecha de próxima revisión es una decisión de seguimiento, no un plazo universal de respuesta.
3. Envía a la marca un email que permita decidir
Explica los hechos, el bloqueo y las instrucciones que necesitas. Puedes adaptar este mensaje:
Asunto: [producto / colaboración] — incidencia de recepción [referencia]
Hola, [nombre]:
He recibido [modelo y referencia de unidad] el [fecha]. Al comprobar el contenido he observado [descripción concreta]. Según la lista acordada, también está pendiente [accesorio, si corresponde].
He guardado [referencias a fotografías y lista de recepción] y puedo compartirlas por el canal privado que indiquéis. Con lo comprobado hasta ahora no puedo determinar la causa de la incidencia.
Están pendientes [pruebas o tomas], por lo que veo en riesgo [borrador, vídeo o Short y fecha original].
Propongo valorar [envío del accesorio o sustitución]. ¿Podéis confirmar cómo proceder y quién coordinará la gestión? Si hay que devolver la unidad original, necesito las instrucciones, los accesorios que deben acompañarla, quién organiza el transporte y la fecha acordada.
Para el contenido, propongo revisar las fechas cuando reciba y compruebe el material necesario. Cualquier alternativa de alcance o calendario queda pendiente de confirmación expresa.
Sugiero que revisemos el estado el [fecha]. Si todavía no hay una solución confirmada, os indicaré qué sigue bloqueado.
Gracias, [nombre]
Si falta información para proponer una solución, pide instrucciones y deja esa decisión abierta. El silencio mantiene la propuesta pendiente; no confirma la sustitución ni modifica las entregas.
Para desarrollar el calendario después de resolver la disponibilidad del equipo, utiliza la guía sobre qué hacer si el producto de la marca llega tarde para un vídeo patrocinado.
4. Ejemplo ficticio: una cámara llega sin la batería acordada
Una creadora recibe una cámara de la marca ficticia Aurora el 2 de noviembre. La lista confirmada incluía una batería que no aparece al revisar el contenido. No dispone de otra compatible y no ha podido probar la cámara. Había acordado publicar una reseña el día 10 y un Short basado en las mismas pruebas el día 11.
Registra «batería acordada no localizada en el contenido recibido; funcionamiento pendiente de comprobar». No registra «cámara averiada», porque no lo ha demostrado.
| Momento | Hecho o decisión | Registro |
|---|---|---|
| 2 nov. | Recibe U-01 y comprueba que falta la batería acordada | INC-014 abierta; fotos y lista guardadas; pruebas pendientes |
| 2 nov. | Solicita valorar el envío del accesorio o una sustitución | Propuesta enviada; sin solución confirmada |
| 3 nov. | Aurora confirma sustituir el conjunto y facilita instrucciones de devolución | Respuesta guardada; U-01 debe volver con los accesorios realmente recibidos |
| 4 nov. | Entrega U-01 al transportista según las instrucciones confirmadas | Justificante guardado; recepción por Aurora pendiente |
| 5 nov. | Recibe U-02 con la batería y comprueba su contenido | Nueva recepción vinculada a INC-014; pruebas de la reseña aún pendientes |
| 9 nov. | Termina las pruebas previstas y propone nuevas entregas | Propuesta: reseña el 15 y Short el 16 |
| 9 nov. | Aurora confirma ambas fechas | Correo guardado; calendario actualizado |
| 10 nov. | Aurora confirma que ha recibido U-01 | Retorno cerrado; incidencia material resuelta |
Las fechas ilustran este ejemplo, no son tiempos recomendados de transporte o producción.
La creadora conserva dos referencias de unidad: U-01 para lo recibido inicialmente y U-02 para lo que finalmente prueba. No borra la primera recepción ni presenta la cámara original como una unidad que haya evaluado. La reseña se basa en las pruebas realizadas con U-02.
La sustitución confirmada el día 3 tampoco confirma por sí sola las nuevas publicaciones. Esas fechas quedan acordadas en una respuesta posterior y se registran por separado para el vídeo largo y el Short.
5. Cierra la incidencia con evidencias
Antes de marcarla como resuelta, comprueba:
- Unidad original: consta qué ocurrió con ella según las instrucciones confirmadas. Si se devolvió, diferencia el justificante de expedición de la confirmación de recepción.
- Material de sustitución: tiene su propia recepción, lista de accesorios y observaciones. Si aparece otro problema, añade el nuevo hecho sin borrar el anterior.
- Pruebas pendientes: queda claro cuáles se han completado y cuáles siguen abiertas.
- Contenido: cada cambio de fecha o alcance tiene una respuesta identificable de la marca.
- Documentación: están localizados los mensajes y justificantes necesarios para reconstruir la secuencia.
Puedes cerrar la incidencia material y seguir teniendo pendiente la edición del vídeo. Mantén ambos recorridos visibles. Si el equipo es prestado, la guía de productos prestados para reseñas de YouTube amplía el seguimiento de accesorios y devolución.
6. Lleva el acuerdo confirmado a VidCRM
VidCRM permite registrar productos y marcas, asociarles vídeos largos y Shorts y editar la fecha planificada de cada vídeo. En productos prestados también permite indicar una fecha de devolución.
Utiliza esos campos para organizar el trabajo que ya has acordado. Cuando una sustitución cambie el calendario, actualiza la fecha planificada de cada pieza después de confirmar el ajuste. Si cambia la devolución del préstamo, registra la fecha acordada correspondiente.
Conserva la tabla de incidencia, las referencias de ambas unidades, las fotografías y los correos en tu documentación de producción. Esa documentación permite consultar qué se propuso y qué se confirmó.
Tu siguiente paso es completar el registro de recepción del producto afectado y enviar a la marca una petición concreta. Cuando tengas una solución y fechas confirmadas, actualiza los vídeos asociados en VidCRM.
Por VidCRM.
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